Trello: подробный обзор сервиса

Возможности Trello

Интерфейс
системы состоит из трех основных элементов: доска (board), карточка (card)
и список (list). Далее мы расскажем о предназначении и возможностях
каждого из них: 

Доска

В
основе интерфейса Trello находится виртуальная канбан-доска, на ней размещаются
списки, которые состоят из отдельных карточек. Такая иерархия помогает
эффективно упорядочивать информацию при помощи неограниченного количества досок
с неограниченным количеством участников.

Пользователи
могут использовать готовые шаблоны досок для различных целей и тематик
(«сценарии для команд») или создавать свои собственные доски. Есть возможность
всячески их структурировать, копировать, добавлять в избранное или в архив. Система
предлагает три уровня доступа к доскам: публичные доски (доступ неограничен),
командные доски (доступ только для членов команды) и приватные доски (доступ
только по приглашению администратора).

Список

Список
– это следующий структурный элемент, который размещается на доске и состоит из
подборки тематических карточек. Списки можно перемещать между разными досками,
отправлять в избранное или архив, добавлять или удалять из них карточки.

Карточка

Карточка
– это основной рабочий инструмент Trello, имеющий очень широкие возможности. В
них можно размещать текст и размечать его при помощи тегов, добавлять метки, комментарии,
вложения, чек-листы, участников и сроки выполнения. Есть возможность перемещать
карточки между списками и досками, копировать, добавлять в избранное или архив,
отслеживать изменения, экспортировать и делиться ссылкой на них.

To Improve The Quality Of Your Work (Whilst Speeding It Up)!

Saving time and energy (in manager speak: “refining and optimizing processes and workflows”) has always been a top obsession of leaders and business owners. 

If you work in the software industry, the agile development workflow is today’s standard, now expanding to other teams such as marketing, design, and others who want to reduce process and increase speed. 

Whether you want to capitalize on sprints and releases as part of Agile Project Management or go with lower-case “a” agile inspiration to improve other ongoing areas in your company such as support, services, or project requests, Trello’s flexible nature allows for all of that. 

Priority miscommunication and last-minute requests should never overthrow your plan. With these workflows you should be able to keep your team on task and under deadline and collaborate seamlessly (even asynchronously) with any member from another team. 

Product Launches

With a single board, your team can seamlessly coordinate cross-team go-to-market brand and product launches. From here it’s easy to manage all of your team’s communication, collaboration, files, and media without having to jump through different apps.

Managing Requests

This will allow you to minimize wasted time and confusion by establishing clear guidelines and deadlines for all incoming requests.

Cross-team And Departmental Collaboration

Keeping Legal in the loop on the flow of incoming contracts, and seeing the status of contract reviews across your entire team is possible with Trello.

Brainstorming

We are always looking for a better way to brainstorm new ideas. For that, you can use a board to collaborate and share ideas with your team. By making it easy to identify higher-level initiative or problems you wish to solve, you can make it accessible to act on them and involve all stakeholders from this Trello board.

Pro Tip: It’s easy to create a template by copy a board.  For instance, if your company went to a trade show last year and you are repeating the same experience this year, you can make a copy of the board and customize it to fit the needs of this year’s edition. 

Admin Permissions

It’s always important to make sure that sensitive information doesn’t get into the wrong hands. Trello Premium offers admins more control over how users can join teams and boards, down to the domain. 

• Invite restrictions: Admins can control who is added to the team, and which permissions they receive. You can even restrict access to only email addresses within your domain. 
• Bulk deactivation: If someone leaves the team, you can easily bulk deactivate them from the team, which revokes access without losing their work.

Premium also allows you to designate certain members of your team as admins. Unlike on the free version of Trello, admins are given more security controls with Premium. As a team admin, you can also see assigned cards for team members, which helps you balance your team’s workload. 

Возможности Trello

• Широкий выбор шаблонов для создания проектов;
• Интеграция с облаком, обмен мультимедийным контентом;
• Встроенный планировщик задач, интерактивный календарь;
• Инструменты комментирования и редактирования материалов;
• Добавление прав доступа конкретно для каждого пользователя;
• Синхронизация с контактами друзей из разных социальных сетей.

Преимущества

• Удобство пользования, применение горячих клавиш;
• Работает c PC Windows, Mac OS и платформами Android, iOS;
• Высокая производительность, все процессы автоматизированы;
• Не содержит рекламы, не требует установки драйверов и плагинов;
• Регулярные обновления софта от официального сайта разработчика Trello Inc.

Недостатки

Automated Update Emails With Butler

This means that as projects move forward, you can keep clients in the loop automatically.

• Email address:
• Subject: Feedback on {cardname}
• Body text: Hi ,We have made progress on {cardname} and would love your feedback before we move forward finalizing the job.As a reminder, the request was for us to create:{carddescription}You can access the files to be reviewed in our shared Dropbox folder (www.dropbox.com). Providing feedback by {cardduedate} will help keep everything on track for the agreed upon delivery date. Thanks,Brian

•    — Custom Field variable for the “Email” Custom Field
•  {cardname}  — Name of the card
• — Custom Field variable for the “First Name” Custom Field
• {carddescription} — Card description text
• (www.dropbox.com) — Markdown link to Dropbox shared folder
• {cardduedate} — Due date on the card

1. Enable the Butler Power-Up on your board if you haven’t already
2. In Butler’s menu, select “Rules”
3. Click “Add Rule”
4. For the trigger, select “when a card is ‘moved into’ list ‘Awaiting Client Feedback’” and then click the + sign to add the trigger.
5. For the action, click the chat icon tab to locate the email send field
6. Input the email address, subject, and body of the email you’d like to automatically send and then click the + sign add it to the Rule.
7. Click “Save” to save the Rule and you are ready to go!

Как пользоваться Trello: разбираем на примере

Допустим, нам надо создать доску по проекту и наполнить ее задачами. Пусть это будет условный проект “Комплексное продвижение салона красоты”.

Шаг 1. Регистрация

Зарегистрироваться в “Трелло” очень просто – достаточно ввести адрес почты или войти через “Гугл”-аккаунт.

Регистрация в “Трелло”

Шаг 2. Создание доски

Заходим на главную, нажимаем “Вход в Trello“, нажимаем “Создать доску”. Даем ей название – “Комплексное продвижение салона красоты”. Фон не самый радостный – можно поменять его в меню.

Вот что получилось

Вверху – иконка создателя доски, то есть моя. Нажимаем на “Пригласить” и зовем людей, с которыми будете работать по этому проекту.

Далее начинаем заполнять доску. Создаем несколько столбцов. Поскольку у нас комплексное продвижение проекта, пусть это будут столбцы, посвященные конкретным работам: разработка сайта, написание статей, работы по SMM, создание мобильного приложения. Все столбцы (как и карточки) можно менять местами, просто перетаскивая их с одного места на другое.

Каждый столбец – отдельный фронт работ

Шаг 3. Создание карточек

Начинаем заполнять каждый столбец. Например, в разделе “Создание контента для блога” пишем темы статей.

Темы статей для блога

Затем назначаем ответственных, указываем сроки выполнения и можно приступать к работе!

Пригодится в работе

Как удалить доску/карточку в Trello?

Удаление карточки происходит в 2 шага: сначала её нужно архивировать – опция «Архивация». После этого карточка может быть удалена – опция «-Удалить».

Если вы по ошибке архивировали карточку или вам нужно её восстановить, используйте кнопку «Вернуть».

Для удаления всей доски вам нужно её открыть, в правом углу экрана выбрать «Меню», дальше «Архив».

Архивную доску можно «Удалить» или восстановить с помощью опции «Вернуть».

Экономия времени

Разработчик предлагает управлять карточками нажатием одной клавиши, например:

Архивирование – наведите курсор на карточку и жмите клавишу c латинского алфавита

Осторожно, карточка удалится сразу без уточнения действия. Для восстановления вам нужно зайти в «Меню» – «Архив».
Срок – установите курсор на нужную карточку и кликайте d

Напротив неё откроется окно для изменения даты и времени.
Добавить/удалить участника – с помощью клавиши m вы сможете добавить/удалить участника к карточке, не открывая её.
Открытие/закрытие «Меню» – клавиша w открывает и закрывает эту вкладку в правой части экрана.

Полный список опций указан в разделе «Горячие клавиши».

Они помогут вам визуализировать рабочее пространство доски, если вам недостаточно использования меток.

Улучшения

Значительно упрощают процесс работы, и делают сервис функциональным. Я бы выделил несколько из них:

• Calendar – помогает просматривать карточки со всех досок с заданными сроками в одном окне. В календаре можно создавать новые карточки, не открывая доски.
• Google Drive – вы можете создавать документы и писать статьи на Диске непосредственно в Trello, к примеру, сделать презентацию из карточек вашей доски.
• Salesforce – позволяет создавать наглядные карточки, содержащие информацию о клиентах и сделках компании.
• Slack – даёт возможность направлять карточки в каналы корпоративного мессенджера для обсуждения, получения свежей информации всеми сотрудниками.

Аналоги Trello

Ниже я приведу список сервисов, которые по своему функционалу схожи с Trello, и могут стать ему альтернативой:

• Todoist – планировщик задач, который можно использовать на ПК, планшете и смартфоне. Есть возможность организации командной работы, интеграция со сторонними сервисами (Google Drive, Calendar Sync, Google Maps, Slack и другие).
• Evernote – цифровое пространство для хранения и поиска информации, можно работать с ПК, смартфона и планшета, подходит для личных целей и командной работы. Есть шаблоны и интеграция со сторонними сервисами.
• Wunderlist – планировщик  дел с обширным функционалом: постановка задач и подзадач, установка напоминаний, сроков, приоритетов, добавление файлов и заметок, совместное использование списков, удобный конструктор.
• Wrike – облачный сервис для командной работы и управления проектами. Основной функционал: постановка задач и планов, коммуникация в команде, отчёты, интеграция. Подробнее читайте Обзор Wrike.

To Build World-Class Teams

When employees struggle to work well together, issues like poor organization, missed deadlines and conflict within the workplace arise. In an empathetic workplace, you are much more likely to see teams that are collectively productive and drive the company forward.

Empathy doesn’t just let us co-exist in peace—it provides a competitive business advantage. The ability to see the world from the perspective of others is a superpower. 

In an increasingly polarized world, where we are easily more siloed and divided, leaders who bring empathy into their decision-making process will be more likely to encourage bridge building as opposed to building walls. The development of good working relationships is vital to team performance, and here are a few examples to get you started.

1:1 Meetings

The importance of having 1:1 check-ins with each of your direct reports regularly is that employees know they have a space of their own to discuss anything they need to. Whether it’s a reflection on their workload, their career goals, or just to understand the priorities, it can all be dealt with from a private Trello board between you and your report. 

Pro-tip:  Document their growth goals  in a Trello list to make it easy for you to quickly check-in on how they’re performing. 

Team Onboarding

You can save everyone time by giving a new hire or project member the tools they need to have a successful and stress-free start with a go-to board that has everything they need.. 

You can create a repeatable process for onboarding new hires with a template Trello board that’s easy to copy for each new person. This is a great place to share company history, culture, policies, and who’s who on the team. 

Team Building

Getting to know other team member’s interests, hobbies, and preferences can really help build a strong company culture. Use Trello to build a social committee board where you can make events amazing for everyone. 

Foster participation and gauge interest by adding team members to event-specific cards. Encourage employees to attach pictures from events to cards, which can then be shared on company social media channels.

Что такое Trello?

Trello – это программа, предназначенная для управления проектами и
координации командной работы. Она представлена в виде облачной платформы, поэтому
не требует установки на компьютеры пользователей. Первая версия Trello была
выпущена в 2011 году американским программистом Джоэлом Спольски, в 2017 году проект
выкупила компания Atlassian за 425 миллионов долларов. На сегодняшний день
программа доступна в виде онлайн-приложения на сайте, а также мобильного
приложения для iOS/Android и десктоп-приложения для Windows и MacOS. В октябре
2019 года она «взяла» отметку в 50 миллионов пользователей, а ее интерфейс
доступен на 21 языке мира.

В
основе Trello находится японская методология канбан-досок, которая отлично
зарекомендовала себя при управлении проектами по разработке программного
обеспечения. Впрочем, эта программа подходит не только для IT, но также для
многих других задач и отраслей.

По
сути, Trello можно представить, как своеобразную CRM, так как здесь есть все ее
ключевые атрибуты: задачи, статусы, клиенты, контакты, история, вложения
файлов, комментарии и т.д. Вместе с тем, отличительной характеристикой этого ПО
является простота и понятность интерфейса. В отличие от запутанных таблиц и
вкладок других платформ, Trello предлагает удобные доски,
карточки и списки. Но, несмотря на кажущуюся примитивность, эта система имеет
очень широкие преимущества с массой полезных «фишек», которые весьма пригодятся
опытным пользователям.

Trello можно использовать не только как
многофункциональную CRM, но и как простой и понятный
таск-трекер. Лучше всего он подходит для небольших стартапов или компаний,
работающих над цифровыми продуктами, но также будет удобен для любых проектных
команд. Функционал ПО применим и для индивидуального планирования, он помогает
упорядоченно хранить информацию и составлять To-Do-списки. Его активно
используют некоторые компании средних и крупных масштабов, в том числе Google,
National Geographic, Kickstarter и т.д.

Дополнения, которые стоит попробовать

Как подключить:

Состаривание карточек (Card Aging). Карточка бледнеет каждую неделю и через 28 дней исчезает. В пиратском режиме она стареет и трескается, как постаревшая бумага

Чем это помогает? Если вы написали и забыли забрать вещь из ремонта, призрачная карточка привлечет внимание и напомнит вам. Нет времени очистить список от завершенных дел? Состаривание убирает задачи 4-недельной давности

Дополнительные поля (Custom fields). Делают из карточек Trello универсал. Вы можете добавить любые поля. Рукодельницы смогут записывать стоимость вещи на продажу и длительность ее изготовления для планирования.

Календарь (Calendar). Соскучились по ежедневнику, где дела вписываются в окошки чисел? Это расширение раскидает все дела по числам, неделям, месяцам.

Повторение карточек (Card Repeater). Если какие-то дела повторяются, то с помощью этого расширения вы автоматизируете процесс. Указываете, что подобная карточка должна появиться в определенный срок.

Trello

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.

• Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.

• Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.

• Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.

• Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.
Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь – тогда карта уже недоступна. Ставите голосование – и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.
Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.
Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.
Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.
Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.
Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников – только в платной версии.
Шаблоны досок.
Экспорт данных.
Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision… 
Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры

Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.

Global header navigation

No matter where you are in Trello, you can always find your way around with the options in the global header.

Trello logo: Clicking the Trello logo in the header will bring you to your boards page. Whereas the left sidebar shows boards and views of one selected Workspace at a time, the boards page offers a global view of all your boards and all your Workspaces.

From this page, you can also find and reopen any of your closed boards by clicking the “See all closed boards” button.

Switching Workspaces: Some users may have multiple Workspaces within Trello. While the sidebar shows the boards and views within one selected Workspace at a time, you can switch between Workspaces by clicking the Workspaces dropdown in the global header, and then selecting from the list of Workspaces. You’ll be directed to a page of all boards within that Workspace. 

Recent boards: The Recent dropdown will show up to 8 boards you recently visited.

Starred boards: If you star a board (via the star icon in the board header or board tile), it will appear in the Starred dropdown list for easy reference.  

Search: Use the search input in the global header to quickly search for any board by name, no matter which Workspace it’s in. You can also search for cards, members, and more. The keyboard shortcut ‘/’ opens the search input.

You can also quickly pull up any of your boards by name using the keyboard shortcut ‘b’, which opens a search overlay. 

Лайфхаки работы с Trello

Есть несколько хитростей, которые облегчают даже такую простую и удобную работу, как с этим сервисом:

• использование горячих клавиш Trello;
• использование системы меток. В одной доске по проектной работе мы использовали желтый цвет для статей на согласовании, зеленый – на вычитке, красный – на правках. Совсем скоро определенный цвет запомнился каждому участнику и ассоциировался у него именно с конкретным списком;
• если вы руководитель – добавляйте себя к каждой карточке участником, чтобы контролировать процесс;
• если скачать и установить приложение для смартфона или расширение для браузера – работать будет еще удобнее;
• есть партнерская программа.

Расширения

• Ограничения для колонок позволяет для каждого списка установить лимит на количество карточек. Если их станет слишком много, то список изменит цвет на желтый и сразу будет видно, что нужно принять какие-то меры.

  Чтобы использовать доски Трелло для работы команды по системе канбан ограничение задач в каждом списке просто необходимо. Это одна из ключевых особенностей метода, поэтому без ограничений задач канбан – не канбан вовсе.

• Custom Fields добавляет функцию создания дополнительных полей на карточек в формате выпадающего списка, флажка, номера, даты или текста.

• Calendar размещает все карточки со сроком на календаре. Новые карточки можно добавлять прямо на календаре.

• Butler мощное дополнение, которое помогает автоматизировать работу на доске. Например, реагируя на определенные триггеры плагин проводит действия с карточкой (добавляет чек-лист, ставит метки, перемещает в другой список и т.д.).
• Card Repeater предназначен для создания периодических задач. Расширение самостоятельно создает копии карточек по заданному алгоритму через заданные промежутки времени (например, каждый понедельник).
• TeamGantt добавляет возможность представить проект в виде диаграммы Ганта. Расширение очень функционально.
• Advanced Comments создан для удобного форматирование текста в комментариях: заменяет встроенный язык разметки MarkDown на визуальный редактор, как в Word.

Left sidebar navigation

All Trello boards are contained within a Workspace. The left navigation sidebar shows you which Workspace you’re currently working within and allows you to easily access your boards and views within that Workspace. Hover and click the left side of your screen to expand the sidebar; click on the collapse arrows at the top of the menu to collapse it. The keyboard shortcut ‘[‘ also opens and closes this sidebar.

The sidebar has three sections: The Workspace name; Workspace views; and Your boards.

• Workspace name: The top of the sidebar shows the Workspace name, so you always know which space you’re working within. Clicking on the Workspace name at the top of the sidebar will bring you to the Workspace boards page, where you can see all boards you have access to in that Workspace; view and invite members; and (depending on your permissions) see the Workspace settings and billing information.
• Workspace views: Trello is introducing new ways to visualize data across multiple boards within the same workspace. Workspace Table View is currently in beta stage and is a Premium feature. Any of your saved views will also appear in the sidebar.
• Your boards: Any board that you’re a member of within the selected Workspace will appear in this list of boards, with starred boards at the top. You can create a new board within the Workspace by clicking the + icon. A small blue dot on the board tile means that there has been activity on the board since the last time you opened it. You can also see all boards you have access to view within the workspace (even if you’re not a member of them) by clicking the “See all workspaces boards” link at the bottom of the sidebar.

Migrate Email Into Trello

Trello offers a handful of features, integrations, and Power-Ups to get that done. Here are a few options to consider.

Email-to-board

Here’s how to set it up:

1. In a board’s menu click “More..” and then click “Email-to-board Settings”
2. Select the list and position for new cards to be created on
3. Copy your unique email address and test it out by sending an email to the address

• Add labels by putting #labelname, #labelcolor, or #labelnumber in the subject line
• Add members by putting @username in the subject or CCing a Trello member’s email address

Gmail And Outlook

If you use either Gmail or Outlook then you can take advantage of the Trello integrations with the Trello add-on for Gmail and the Trello add-in for Outlook. Both of these allow you to create new cards anywhere in Trello without leaving your inbox.

You can select which board and list you would like a new card to be created in, edit the name of the card to be created, and the description of the card. Plus, with the Trello add-in for Outlook you can even add a due date to the card being created.

Here are some handy resources to get you up and running:

Gmail

• Add the Trello Add-On for Gmail
• Check out our in-depth blog post about taming your Gmail inbox
• Learn more in our handy dandy help documents

Outlook

• Add the Trello Add-In for Outlook
• Check out our in-depth blog post unraveling the facts about Inbox Zero
• Learn more in our (still handy dandy) help documents

Вывод

С помощью Trello можно выдавать задачи и отслеживать их выполнение, хранить необходимую информацию, держать сотрудников компании в курсе текущих событий, организовывать встречи и вести обсуждения, а также многое другое. На самом деле, это гибко настраиваемый сервис, который используется в любой нише бизнеса и в личных целях

Важно хорошо в нём разобраться, выделить те фишки и улучшения, которые станут вам полезными. Плюс – наличие бесплатной версии с основным набором инструментов и возможность работы с любого устройства (компьютер, планшет, телефон), при этом всё автоматически синхронизируется на каждом гаджете

Минус – неудобство работы над сложными проектами с детализацией данных: на мой взгляд, в большом количестве карточек можно запутаться.

Поделиться