Топ-10 лучших планировщиков задач: сервисы, с которыми вы ничего не забудете

Remember The Milk

Многие программы цепляют своим названием, но, по сути, не дают ничего полезного и интересного. О рассматриваемом софте, подходящем для планирования дел, этого не скажешь.

Интересная разработка для планирования, позволяющая сохранять данные в облачном хранилище. Присутствуют функции синхронизации, сенсорный ввод, пользовательские теги и списки.

К значимым достоинствам относятся такие:

• рабочие процессы можно контролировать за счёт многопользовательского режима и сортировки;
• задачи и задания связаны контактами и геолокациями;
• система напоминания работает совместно с большим числом сервисов, включая Twitter.

Ещё эта программа, предназначенная для планирования собственных дел и задач, многоплатформенная. То есть она работает практически со всеми ключевыми операционными системами, включая даже BlackBerry. Подойдёт для ПК и смартфонов.

ВНИМАНИЕ. Программа может отправлять напоминания о важных и приближающихся делах с помощью электронной почты, мессенджеров и SMS

Как и у многих программ, есть платная и бесплатная версии.

Лучшее для заметок: Awesome Calendar для iOS

Заядлые любители заметок — это приложение для вас. Awesome Calendar объединяет заметки, события в вашем календаре, цветовую кодировку и ваш местный прогноз погоды в одном удобном инструменте. Вы даже можете добавлять фотографии и стикеры к отдельным мероприятиям. Обмен событиями с другими пользователями также не является проблемой.

Это приложение совместимо с множеством других приложений-календарей, таких как iCloud, MobileMe, Google Calendar, Yahoo! Calendar, Microsoft Outlook, iCal и другие. После того, как вы внесете изменение в AwesomeCalendar, оно автоматически отобразится в других ваших календарных приложениях. То же самое происходит, если вы вносите изменения, скажем, в свой Google календарь.

Еще один бонус? Вы также можете узнать погоду через Awesome Calendar. Отлично подходит для тех, кто часто бывает вне дома — и без зонтика.

MyLifeOrganized

Приложение MyLifeOrganized работает практически на любых устройствах, позволяя планировать дела и быстрее достигать поставленных целей. Отличается простым интерфейсом и удобными настройками.

Особенности планировщика:

• работа в автономном режиме;
• синхронизация с помощью «облака» и Wi-Fi;
• отображение данных в календарном виде;
• конвертирование файлов в разные форматы.

Программа работает на смартфонах на основе iOS и Android и на ПК с Windows. Мобильные версии полностью бесплатные (без пробных периодов). Среди плюсов планировщика выделяют простое и быстрое переключение между задачами и разделами и интуитивно понятный интерфейс.

Jira

• 50 интересных вопросов для детей, над которыми будет интересно подумать и взрослым (в виде викторины)

  Язык интерфейса: английский, русский

• Отображение задач: kanban-доски и scrum-доски

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: нет

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Система управления проектами Jira вышла в 2002 году. Позволяет организовать работу по методологии Scrum, если над проектом работает одна универсальная команда, и Kanban, если работают несколько узкопрофильных команд. Позиционируется как сервис для компаний, которые занимаются разработкой, но используется и для других проектов. Есть мобильная и десктопная версия, интеграция с внешними сервисами, например, InVision, Adobe, Slack, Gmail и т. д. Кроме того, можно настроить интеграцию с любыми сервисам Atlassian. Интерфейс переведен на русский язык, но иногда встречаются ошибки и непереведенные фрагменты.

Задачи можно вести на scrum-досках и kanban-досках с настраиваемыми столбцами. В карточках задач дается описание задачи, можно подробно расписать ТЗ, добавить чек-лист, прикрепить файлы, назначить исполнителя и наблюдателей, присвоить метки, получать уведомления и ходе работы над задачей на почту, добавлять подзадачи и комментарии. Параметры карточки задачи гибко настраиваются. Есть Backlog, куда отправляются задачи, которые еще не взяты в проработку.

Проекты в Jira делятся на два типа — разработка ПО и и бизнес. Также можно объединять проекты в категории — стандартные и кастомные. Каждому участнику проекта можно назначить роль и присвоить определенные функции.

Интерфейс Jira непростой, и чтобы внедрить этот сервис в компанию, скорее всего, потребуется помощь специалиста. При этом в Jira много возможностей для кастомизации интерфейса и рабочего пространства, автоматизации, интеграции с полезными сервисами, отслеживания рабочего процесса, времени работы над задачей, создания agile-отчетов и обеспечения безопасности данных, которые хранятся в сервисе.

В Jira доступны тарифы:

1. Бесплатный, для команд до 10 человек с доступом ко всем базовым функциям сервиса, хранилище файлов вмещает до 2 ГБ.

2. Standard, $7 на пользователя в месяц. Дает доступ к расширенным правам, 250 ГБ для хранения файлов, также можно предоставлять людям вне организации анонимный доступ к проектам и задачам.

3. Premium, $14 на пользователя в месяц. Доступна автоматизация на общем и межпроектном уровне, аналитика для администраторов, «Песочница», объем хранилища файлов неограничен.

4. Enterprise. Персональный тариф.

Построение плана управления изменениями

План управления изменениями поможет вам включить важные изменения в ваш проект, не учитывая те, что не имеют смысла. Во-первых, вам нужно определить элементы, которые вы хотите контролировать, такие как scope проекта, требования к нему или весь план проекта.

Элементы, которыми вы управляете, называются базовыми документами. Например, список требований проекта, утвержденный заинтересованными сторонами, является вашей базовой линией. Если предлагаются новые требования, вы можете использовать процесс управления изменениями, чтобы решить, добавлять ли их в список требований или нет.

Вам также нужна группа людей, которая просматривает запросы на изменения и решает, утвердить их или нет. Эта группа называется Комиссией по Пересмотру Изменений и обычно состоит из ключевых заинтересованных сторон, таких как заказчик, исполнительная команда, группы, участвующие в проекте, функциональные менеджеры, руководители групп и руководитель проекта.

После этого пришло время определить процесс управления изменениями, который будет использоваться, когда кто-то запрашивает изменение. Процесс, который выбирает ваша организация, зависит от таких факторов, как культура компании и размер проекта.

Ниже приведем компоненты, которые имеются в большинстве процессов управления изменениями.

1. Первым шагом является документирование и отправка запроса на изменение. Стандартизированная форма запроса на изменение, которую можно заполнить, облегчает оценку изменений, поскольку каждый запрос содержит информацию, необходимую для оценки и принятия решения комиссией по рассмотрению. Как правило, форма запроса на изменение содержит подробности о запрошенном изменении, причине изменения, бизнес-обоснование и результаты, которые оно должно дать.
2. На втором этапе кто-то должен оценить запрос и его влияние. Как менеджер проекта, вы можете назначить эту задачу кому-то из вашей команды. Оценщик начинает с определения необходимости изменения. Если это так, он решает, является ли предложенный подход верным или альтернатива была бы лучше. Оценщик оценивает усилия и стоимость, которые потребуются для изменения, влияние на проект, и представляет ли оно какие-либо риски.
3. На третьем этапе комиссия по рассмотрению изменений рассматривает запросы на изменения, прошедшие оценку. Она может отклонить запрос на изменение, попросить заявителя предоставить более подробную информацию или пересмотреть запрос, или сразу принять запрос на изменение. Если правление утвердит запрос на изменение, вы обновляете базовые документы, чтобы отразить это.
4. Наконец, вы отслеживаете, где находятся запросы на изменение в вашем процессе. Вы можете использовать журнал запросов на изменение, чтобы отмечать статус отправленных запросов. Когда запрос проходит через все этапы, вы обновляете журнал, который отвечает за запрос, оценку воздействия, текущее состояние, а также фактическое влияние.

Вам не нужно отправлять каждый запрос на изменение через процесс управления изменениями. Вместо этого, рассмотрите возможность установки порогов, чтобы руководители групп могли решать, что делать с меньшими запросами. Также неплохо иметь процесс срочных изменений, который требует быстрого решения на заседаниях комиссии по рассмотрению изменений.

Что такое планировщик задач в Windows

Планировщик заданий автоматизирует задачи и предоставляет Windows и установленным приложениям возможность реагировать и адаптироваться к изменениям. Он также позволяет вам, как пользователю, создавать задачи и управлять ими, чтобы Windows выполняла нужные вам действия при соблюдении определенных условий. Его пользовательский интерфейс показывает его возраст, но инструмент компетентен, и он делает свою работу хорошо. Приложение позволяет вам перемещаться между созданными вами задачами, операционной системой и установленными приложениями с использованием библиотеки для всех запланированных задач. Большое количество деталей о каждой задаче доступно, предоставляя информацию, необходимую для управления ею.

Чтобы лучше понять, как работает планировщик задач , вы должны быть знакомы с двумя терминами: триггеры и действия. Триггер — это причина / событие, которое может запустить задачу. Компьютер запускается или переходит в состояние ожидания, пользователь входит в систему — все это возможные триггеры. Действие — это работа, выполняемая при запуске задачи. Различные действия могут быть выполнены: запуск программы, отправка электронной почты, выполнение файла или отображение сообщения. Например, вы можете запланировать очистку диска каждую неделю или отправлять электронное письмо при каждом входе в Windows. И триггеры, и действия могут быть определены вами, а возможные комбинации бесконечны.

В этом руководстве мы сосредоточимся на изучении навигации и понимания интерфейса планировщика заданий . Руководство по созданию собственных задач см. В разделе «Создание базовых задач с помощью планировщика задач» в 5 шагов.

Почему боевой?

Это название досталось мне от предыдущего руководителя, который проходил обучение в одной из бизнес-школ. Именно тогда наш отдел начал писать боевые планы — каждый день был реально похож на военные сражения за трафик и лиды. Первые боевые планы были жестко привязаны по времени и не имели структуры, они все были срочные и важные, т.к. приоритеты определялись ежедневно (нажмите, чтобы увеличить):

Изображение предоставлено автором

Я писал, сколько времени планирую потратить поминутно и сколько фактически затратил на ту или иную задачу. Такой формат работы позволял добиваться результата и своевременного выполнения запланированных заданий. С каждым разом было проще предсказывать сроки с учетом предыдущего опыта. С тех пор прошло 4 года и боевой план претерпел существенные изменения.

WorkFlowy

Данный планировщик задач представляет собой инструмент, который работает в
онлайн режиме. Сервис имеет предельно простое управление, позволяет составлять
множество задач и принимать участие в создании глобальных проектов. Все заметки
сохраняются в одном архиве, а множество режимов работы делают инструмент
максимально производительным.

Особенности сервиса:

• неограниченное количество списков;
• возможность масштабирования;
• предусмотрены теги и форматирование задач;
• доступна синхронизация приложения с другими устройствами;
• можно менять и настраивать списки всего в несколько кликов;
• встроенный поиск по тексту заметки.

Главное преимущество сервиса – полная доступность и отсутствие платы за использование. Отличный вариант, как для ежедневного создания задач, так и построения задач и целей для глобальных проектов.

Things 3

Менеджер задач или органайзер, который использует концепцию Getting Things Done.

Идеальный инструмент для личного планирования. Пожалуй, самое крутое в нем – это полноценно реализованный подход GTD – Getting Things Done. Можно просто вносить свои задачи в список и думать не о том, что нужно сделать сегодня, а от том, как это нужно сделать.

Еще плюсы:

• задачи можно сортировать по нескольким свойствам: «Проект», «Область», «Тег». Группируешь задачи в крупные проекты, в которых много задач (например, можно сортировать задачи по клиентам), по областям (например, «Дом» и «Работа»), а также присваиваешь теги, по которым можно объединять задачи из разных областей и проектов (например, ввести тег «финансы», по которому в любых областях находишь свои задачи, связанные с деньгами);
• интерфейс – 10 из 10;
• можно наговаривать задачу прямо в Apple Watch;
• чек-листы внутри задач;
• настраиваемые напоминания о задачах;
• интеграция с календарем;
• можно выводить нечто вроде отчета в «Журнал», если требуется отчитываться перед кем-то по выполненным задачам;
• полная синхронизация с продуктами Apple, очень хорошо вписана в экосистему Apple.

Минусы:

• только для iOS и macOS;
• программа платная, причем отдельно платишь за использование на iPhone и на MacBook. Зато платишь не по подписке, а только один раз при покупке (в отличие от того же Todoist, который оплачивать нужно каждый месяц). Есть демоверсия, в которой можно «пощупать» возможности.

Доступен на платформах:

• Apple Mac OS X
• iOS

Следующие шаги

Вы сделали свое исследование. Пришло время действовать. Вот что вам нужно сделать:

• Сузьте свой выбор – выберите из списка один или два инструмента, которые больше всего подходят для ваших нужд. Сравните эти инструменты со списком функций, которые вы создали ранее.
• Воспользуйтесь бесплатными пробными версиями – большинство инструментов в нашем списке предлагают бесплатную пробную версию. Воспользуйтесь этими пробными предложениями, чтобы опробовать наиболее подходящий инструмент.
• Проверьте все функции. Обязательно протестируйте все функции во время пробной версии и делайте заметки о том, что вам нравится, а что нет. Вы также можете обратиться в службу поддержки за помощью в адаптации, чтобы узнать, насколько хорош их сервис.
• Определитесь с инструментом – если он подходит, отлично! Начни тренировать свою команду. Если нет, вернитесь к этому списку и попробуйте другой вариант. Добавьте этот пост в закладки, чтобы найти его снова.

Источник записи: blog.hubstaff.com

Trello

Хорошо подходит для управления небольшими проектами. Нам в сервисе нравится возможность добавлять абсолютно любые документы и синхронизация с сервисами Google. 

Еще плюсы, которые отметила наша команда:

• можно открывать отдельные карточки задач для других пользователей (но сразу добавляется и к доске);
• удобный интерфейс – 8 из 10 баллов;
• использование с десктопа, данные синхронизируются между разными устройствами;
• можно ставить метки на карточки задач (типа «Делаю» / «Завершена» и т.д.);
• есть возможность совмещать личные и групповые задачи в одном аккаунте;
• легко внедрить в компании;
• почти бесплатный и неограниченный доступ.

Минусы:

• нельзя засекать прямо в программе время, затраченное на задачу;
• нет возможности выводить отчеты по задачам.

Доступен на платформах:

• iOS и macOS
• Android
• веб-версия

Microsoft To-Do

Приложение по функционалу схоже с Wunderlist, но также имеет некоторые уникальные возможности. На вкладке «Мой день» пользователь может посмотреть все назначенные ранее задачи, срок исполнения которых истекает сегодня. Функция «Предложения» позволяет выполнять управление всеми делами, расположенными в разных списках, не зависимо от сроков завершения.

Как и представленные выше лучшие планировщики задач для Android, To-Do имеет свои ключевые особенности:

• Добавление других пользователей для управления списками.

Разбивка задач на составляющие, что позволяет упростить процесс и представить его в некой последовательности.

Напоминания и добавление времени конечного выполнения задания.
Каждая задача может быть дополнена заметками, в которых указаны адреса, ссылки, описания и прочая информация.

Маркировка списков по цвету: различные цвета для домашних, рабочих и прочих дел.

Интеграция с почтовым клиентом Outlook.

Окончательно определиться с выбором планировщика можно только путем личного тестирования. Рекомендуется установить несколько наиболее понравившихся приложений и сравнить их в процессе использования.

Remember the milk

Классический планировщик задач с полным набором функций в бесплатной версии, который еще и работает на всех мыслимых платформах. Минималистичный и интуитивно понятный интерфейс.

Определение рисков в проекте

Каждый проект сталкивается с рисками. Если вы не планируете, как с ними бороться, вы тратите слишком много времени на разного рода исправления, и это может стоить вашему проекту времени и денег. Чтобы избежать этого, вы должны сначала определить риски, с которыми сталкивается ваш проект.

Различают две категории рисков – «известные неизвестные», которые можно идентифицировать и проанализировать, и «неизвестные неизвестные», которые невозможно идентифицировать и спланировать ответные действия. Несколько примеров рисков, которые часто возникают в проектах:

• Сложность работы технологии, ее неисправность или ее завышенная стоимость;
• Рассредоточенная глобальная команда увеличивает время в принятии решений из-за разности часовых поясов. Сложность в общении из-за разности культур и языкового барьера;
• Неэффективная командная работа из-за неправильного распределения ролей;
• Ограниченные возможности из-за потребности в людях с редкими навыками.

Старайтесь работать со всеми членами вашей команды, чтобы определить риски. Поговорите с экспертами из разных частей проекта о рисках, которые они могут предвидеть. Спросите ключевых людей в проекте, что они думают, и спросите других менеджеров проекта о рисках от подобных проектов.

Для каждого определенного вами риска заполните форму с информацией о нем, например, какие задачи затронуты, какие цели находятся в опасности, каковы последствия и так далее.

До сих пор мы рассматривали риски, которые мы можем предвидеть, но что вы делаете с рисками, которые вы не можете предсказать, называемые «неизвестными неизвестными»? Эти риски проявляются из ситуаций, которые настолько вне этого мира, что они никогда не происходят с вами.

Поскольку вы не можете идентифицировать эти риски, вы справляетесь с ними, выделяя средства на непредвиденные расходы. Резервные фонды являются широко используемым методом реагирования на «неизвестные» риски, которые вы не можете предвидеть, а также на небольшие риски, которые предсказуемы. Вопрос в том, сколько средств вы должны выделить? Многие компании используют процент от бюджета проекта, но используемый процент обычно основывается на прошлом опыте.

В случае возникновения рисков они могут повлиять на ваш проект, например, вызвать задержки или увеличить стоимость. Чтобы минимизировать влияние негативных рисков или воспользоваться их преимуществами, сначала необходимо определить риски, с которыми сталкивается ваш проект.

Sectograph

Практичный визуальный помощник, выдающий список дел в виде циферблата часов. Схема Sectograph позволяет не только узнать, какие дела запланированы на день, но и увидеть, сколько осталось до их предполагаемого начала или завершения. События подгружаются из Google-календаря, с которым синхронизирован планировщик.

Функциональность приложения включает:

• добавление ежедневных дел;
• оригинальный таймер поездок и длительности авиаперелетов;
• возможность планировать приемы лекарств и пищи;
• отслеживание времени, потраченного на тренировку;
• совместную работу с системой Android Wear на смарт-часах и фитнес-браслетах.

Преимуществами утилиты является встроенный в нее функциональный таймер, обратный отсчет и контроль хронометража различных действий. Эти особенности будут полезными для спортсменов, путешественников и деловых людей. При этом планировщик также может синхронизироваться с маками и макбуками, Windows, айфонами и айпадами.

Создание графика работы проекта

Структура распределения работ определяет работу, которую люди должны выполнить, чтобы завершить проект, но она не говорит вам, сколько времени займет работа или когда она может быть выполнена. Для этого вам нужно превратить ваш список задач в график.

Во-первых, разместите задачи в правильной последовательности. То есть укажите, какие задачи должны завершиться, прежде чем начнутся другие, какие задачи начнутся или завершатся одновременно и так далее. Например, вы не можете подключить оборудование к сети до тех пор, пока оборудование не будет установлено и кабели не будут проложены.

Чтобы упорядочить задачи, вы указываете зависимости между задачами проектов. Мы рассмотрим зависимости более подробно чуть позже. На данный момент наиболее распространенным типом зависимости является окончание-начало.

Во-вторых, вам нужно оценить время, которое займет каждая задача. Оценка времени и порядок выполнения задач помогают определить, сколько времени займет весь проект. Вы должны оценивать как можно точнее, потому что недооценка и завышение приводят к проблемам в проекте.

В-третьих, вам необходимо идентифицировать людей в вашей проектной команде и назначить их для выполнения задач. С правильно рассчитанным временем и людьми, назначенными для выполнения работы, вы можете рассчитать продолжительность задачи.

Наконец, примите во внимание другие ограничения, такие как сроки и доступность ресурсов. Если ваш первоначальный график не совсем соответствует вашим ожиданиям, вы можете настроить его несколькими способами, независимо от того, пытаетесь ли вы сократить график, сократить расходы или сбалансировать рабочие нагрузки сотрудников

Todoist

Программа Todoist содержит целый комплекс полезных функций, позволяющих контролировать выполнение любых задач. С его помощью можно вести статистику, составлять различные списки, синхронизировать несколько устройств, на которых установлен планировщик.

Список возможностей приложения включает:

• добавление задач прямо с рабочего стола мобильного гаджета – для этого достаточно использовать виджеты;
• настройку напоминаний;
• запись комментариев и родительских задач;
• контроль выполнения задач в статистике профиля.

Главные преимущества приложения — целый ряд доступных пользователю цветовых схем, автоматическое перемещение новых задач в список входящих, удобные фильтры и метки, позволяющие отсортировать задания. Еще один важный плюс – поддержка более чем 10 платформ и приложений, в которые интегрируется Todoist – среди них MacOS, Windows, iOS, Android, браузеры Firefox и Chrome.

Bitrix24

• Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

• Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

• Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

• Смотреть отчеты.

• Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

• Настроить мобильную CRM.

• Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

• Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

• Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

• Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

• Сквозная аналитика.

• Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

• Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

• Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

• Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

Постановка задачи

Конкретизируем задачу. Требуется проанализировать код ядра Windows в части переключения с одного потока на другой. Нужно убедиться, что никаких других случаев переключения, кроме трех перечисленных, в ядре нет. Используя результаты анализа и знание конкретного кода, переключающего потоки, требуется организовать работу планировщика так, чтобы заданный поток в течение 20-30 минут не прерывался потоками с более низким приоритетом (из-за работы диспетчера баланса), но при этом не обладал приоритетом «реального времени» и поэтому не мешал различным высокоприоритетным служебным потокам и сервисам.

Remember the Milk

Программа, обеспечивающая эффективное планирование с хранением информации в облаке. У планировщика есть также поддержка пользовательских списков и тегов, синхронизация и удобный сенсорный ввод.

Среди других заслуживающих внимания возможностей стоит отметить:

• контроль рабочих процессов с помощью сортировки и многопользовательского взаимодействия;
• перемещение всех задач по умолчанию в папку входящих;
• связь заданий с геолокациями и контактами;
• систему напоминаний, взаимодействующую с различными сервисами, от Evernote и Microsoft Outlook до Твиттера.

Одним из главных преимуществ утилиты является поддержка практически всех популярных операционных систем: Android, iOS, BlackBerry OS, macOS и Windows. To Еще одна важная особенность – получение уведомлений о запланированных делах на почту, по СМС и в мессенджерах. В платной версии также доступна неограниченная автосинхронизация и PUSH-уведомления.