Проектирование и работа с формами в ms access

Основные способы создания форм

При создании формы следует указать имя таблицы или запрос, являющегося источником сведений и выбрать способ создания формы (помимо режима конструктора можно создать форму с помощью мастера, создать форму-диаграмму для повышения наглядности числовых данных или сводную таблицу типа сводной таблицы Microsoft Excel).

С помощью мастера форм можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и/или запросов, а затем совершенствовать их в режиме конструктора. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов, на каждом из которых требуется установить определенные параметры для указания доступных полей, связей и внешнего вида формы.

Автоформы в столбец, ленточная и табличная представляют собой разные варианты представления информации из исходной таблицы. Автоформа в столбец отображает каждую запись источника в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в один столбец. В ленточной автоформе записи следуют друг за другом, и каждая отображается в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в одну строку. Записи из источника данных табличной автоформе отображаются в виде таблицы.

Разработку структуры, изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления можно производить вручную в режиме конструктора.

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.7. Создание главной кнопочной формы БД Access

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных. Эта форма может использоваться в качестве главного меню БД.
Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы.
Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.
Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем
в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом,
чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных).
Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

• создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
• создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
• создать элементы главной кнопочной формы;
• создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
• создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
• создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.

Рис. 1.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить
команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм».

Рис. 2.

В окне диалога надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Рис. 3.

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и
в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода  данных» и щелкнуть на кнопке «ОК».

Рис. 4.

Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».

Рис. 5.

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить»,
откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».

Рис. 6.

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы».

Рис. 7.

В окне выполняем следующее:

• вводим текст: Формы для ввода данных;
• выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;
• выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».

Рис. 8.

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем  элемент (кнопку) «Выход из БД».

Рис. 9.

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

Рис. 10.

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items.
Дважды щелкнув на надписи «Кнопочная форма», откроется Главная кнопочная форма.

Рис. 11.

Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать «Кнопочная форма» из
раскрывающегося списка,  кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и  значок приложения.

Рис. 12.

Но на этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как  на подчиненных кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов.  Каким образом
поместить элементы на подчиненные формы рассмотрим в следующем разделе.

Далее >>>Тема: 2.4.8. Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

Блокировка разделов

Защита доступа к базе данных от других пользователей нужна тогда, когда владелец не хочет, чтобы кто-то вмешивался в тонко настраиваемую внутреннюю работу таблиц и запросов и особенно кодов VBA. Доступ предоставляет ряд способов предотвращения случайного изменения данных пользователями в формах. Один из вариантов — установить свойства управления Enable и Locked для предотвращения ввода данных. Например, при создании подчиненной формы Access, которая будет применяться для внесения изменений в адреса клиентов.

Первое управление — это поле поиска, используемое для нахождения клиентского номера. Когда, например, выбирается номер, имя и адрес клиента автоматически отображаются в соответствующих элементах управления. Однако если не нужно, чтобы другие пользователи вносили изменения в поле «Имя клиента», можно его заблокировать. Далее следует перейти к списку свойств, которые нужно редактировать. Изменения будут применяться ко всей форме. Примерно на полпути вниз по списку свойств можно увидеть варианты редактирования.

Порядок наложения запрета:

Изменить каждое свойство на ПО.
Перейти к представлению дизайна и в раскрывающемся списке свойств листа выбрать форму.
Переключить режим «Разрешить макет» на «Нет»

Это останавливает доступ всех дополнительных пользователей к виду макета, где они могут непосредственно редактировать форму.
Теперь сохраняют форму для этого преобразовывают файл из.accdb в.accde, ограничивая любые дальнейшие изменения дизайна или редактирование полей.
Сохранить текущую базу данных в важном месте.
Перед конвертированием файла в Access убедиться, что сделана копия (или две) исходного файла базы данных. В случае ее повреждения она будет главной копией.
Перейти в файл> Сохранить.

10.1. Общее представление о формах

База данных разрабатывается для
того, чтобы её содержимым и возможностями пользовались представители различных
подразделений организации. Их интересует удобный интерфейс, который позволяет
осуществлять просмотр данных, их актуализацию, находить определённые фрагменты
с помощью типовых запросов или более интеллектуальных средств. В Access 2010 форма является самостоятельным объектом, который
хранится внутри базы. При разработке базы данных следует воспользоваться
различными способами создания формы, которые предлагаются на вкладке «Создание»
панели Access (Рис. 116).

Рис. 116.
Средства для работы с формами на панели Access

В зависимости от постановки задачи,
разработчик выбирает вариант создания интерфейса пользователя для работы с
данными базы. Самым быстрым способом создания форм – использование мастера форм
, самостоятельное создание формы осуществляется с
помощью Конструктора или в режиме Пустая форма. В этих случаях разработчик
может использовать элементы управления (кнопки, текстовые окна и другие),
подключать макросы или писать программные модули на VBA. При использовании различных вариантов построения
формы, имеется возможность включать в неё поля из разных таблиц и запросов.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Создание проекта с нуля

После того как будет выбран один из вариантов формы, пользователь приступает к созданию формы для ввода данных в Access с нуля, применяя дополнительные функции программы. Для этого нужно перейти в Дополнительные формы -> Мастер форм и далее нажать стрелку раскрывающегося списка «Больше форм», найти опцию для Мастера форм. После чего Access проведет пользователя по этапам создания формы и даст возможность использовать множество настроек, создавая баланс между программой, чтобы Access выполнила большую часть работы, и пользователем, создающему форму самостоятельно.

Существует много вариантов, которые можно реализовать с помощью создания форм MS Access. Можно создать два основных типа форм:

1. Связанные формы.
2. Несвязанные формы.

Связанные формы (Bound Forms) взаимодействуют с некоторыми базами данных, такими как оператор SQL, запрос или таблица. Этот вид используется для ввода или редактирования данных в базе.

Несвязанные формы (Unbound Forms) не зависят от источника данных. Они могут быть в форме диалоговых окон и коммутационных площадок, используемых для навигации с базой данных в целом. Существует много режимов создания форм в Access.

Типы связанных форм:

1. Форма единого элемента, самая популярная, когда записи отображаются в одной записи единовременно.
2. Несколько элементов, отображает ряд записей за один раз из связанного источника данных.
3. Сплит-форма, разделяется на половину, горизонтально или вертикально. Одна отображает элемент или запись, а другая — предоставляет данные нескольких записей из базового источника данных.

Формы на основе существующей таблицы

Создание форм в Access на основе уже существующей таблицы осуществляется очень просто. Для этого в разделе «Создание» надо кликнуть кнопку «Форма». Главным условием в данном случае является предварительное создание таблицы с данными, а также ее выбор в области навигации. В форме отобразится всего лишь одна запись, а также данные связанной таблицы.

Для вывода нескольких записей таблицы в форме надо в том же разделе «Создание» выбрать кнопку «Несколько элементов». Так мы сможем отобразить в текстовых полях формы целый ряд записей данных со всеми полями таблицы.

На базе существующей таблицы создание форм в Access позволяет также разработать также разделенную форму. Это вид, который вместе с представлением данных в элементах управления представляет выборку данных параллельно в табличном виде. Чтобы создать разделенную форму, нужно в разделе «Создание» выбрать кнопку «Разделенная форма».

Такие формы появляются уже сразу отформатированными с применением многочисленных элементов управления. Чаще всего такими элементами выступают однострочные текстовые поля, куда выводятся хранимые в полях таблицы значения данных. Вместо заранее отформатированных можно делать пустые формы.

ПримечанияRemarks

Используйте коллекцию Forms в Visual Basic или в выражении, чтобы ссылаться на открытые в данный момент формы.Use the Forms collection in Visual Basic or in an expression to refer to forms that are currently open. Например, можно перечислить коллекцию Forms , чтобы задать или вернуть значения свойств отдельных форм в коллекции.For example, you can enumerate the Forms collection to set or return the values of properties of individual forms in the collection.

Можно сослаться на отдельный объект формы в коллекции Forms , обратившись к форме по имени или обратившись к индексу в коллекции.You can refer to an individual Form object in the Forms collection either by referring to the form by name, or by referring to its index within the collection. Если вы хотите сослаться на конкретную форму в коллекции Формы, лучше всего ссылаться на форму по имени, так как индекс формы в коллекции может измениться.If you want to refer to a specific form in the Forms collection, it’s better to refer to the form by name because a form’s collection index may change.

Коллекция Forms индексируется начиная с нуля.The Forms collection is indexed beginning with zero. Если вы ссылаетесь на форму по ее индексу, первая открытая форма представляет собой формы (0), вторая форма — формы (1) и т. д.If you refer to a form by its index, the first form opened is Forms (0), the second form opened is Forms (1), and so on. Если открыть форму Form1 и затем открыть форму Form2, в коллекции Forms будет ссылаться Форма Form2 по индексу в виде форм (1).If you opened Form1 and then opened Form2, Form2 would be referenced in the Forms collection by its index as Forms (1). Если затем вы закрыли Form1, ссылка на Form2 будет составляться в коллекции Forms по индексу в виде форм (0).If you then closed Form1, Form2 would be referenced in the Forms collection by its index as Forms (0).

Примечание

Чтобы получить список всех форм в базе данных (при открытии или закрытии), перечислите коллекцию AllForms объекта CurrentProject .To list all forms in the database, whether open or closed, enumerate the AllForms collection of the CurrentProject object. Затем можно использовать свойство Name каждого отдельного объекта AccessObject , чтобы возвратить имя формы.You can then use the Name property of each individual AccessObject object to return the name of a form.

Вы не можете добавить или удалить объект формы из коллекции Forms .You can’t add or delete a Form object from the Forms collection.

Создание формы, отображающей несколько записей, в Access

Форма нескольких элементов (также называется ленточной) удобна, если требуется отобразить несколько записей. Кроме того, ее легче настроить, чем таблицу. Такую форму можно создать с помощью инструмента «Несколько элементов».

В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Несколько элементов.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме вы можете вносить изменения в структуру формы и видеть, как изменяется представление данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье Создание формы с помощью инструмента «Несколько элементов».

Создание отчета в Access с помощью мастера

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле. В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка. Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям. Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести группирование по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных. Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее. В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения. Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК.
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.
На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

• просмотр отчета;
• изменение структуры отчета.

Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Панель элементов

Работа по созданию несвязанных и вычисляемых элементов в режиме конструктора форм происходит, в основном, при помощи панели элементов. Ее можно вызвать командой меню Вид / Панель элементов (кнопка на панели инструментов Конструктор форм).

Выбрав нужный элемент на панели, следует поместить указатель мыши в нужной области формы (он превратится в значок выбранного элемента) и щелкнуть левой кнопкой.

Перечислим кнопки панели элементов (слева направо и сверху вниз):

Выбор объектов — используется для выделения, изменения размеров, перемещения и редактирования элемента управления, по умолчанию нажата;

Мастера — помогает вветси свойства соответсвующих элементов, по умолчанию включена;

Надпись — используется для создания области текста;

Поле — используется для создания одноименного элемента управления, служащего для вывода теста, чисел, дат, вычисляемых выражений; этот элемент можно связать с одним из полей таблицы или запроса;

Группа переключателей — используется для создания элементов управления (группы переключателей, флажков или выключателей);

Выключатель, Переключатель, Флажок — элементы управления, принимающие значение Да/Нет, которые можно связать с полем базовой таблицы (запроса) и/или использовать для организации диалога с пользователем;

Поле со списком, Список — используются для создания элементов управления, содержащих список потенциальных значений, которые можно внести в строку свойства Источник строк или использовать подстановку из имеющейся таблицы или запроса;

Кнопка — элемент управления, с помощью которого можно активизировать функцию или макрос;

, — средства для вставки в форму рисунка, рамок (связанных и свободных), рисования линий и прямоугольников;

Разрыв страницы, Вкладка — элементы, позволяющие разделить информацию из источника записей на отдельные страницы (вкладки);

Подчиненная форма/отчет — для включения в данную форму информации из дополнительного источника. Как правило, в качестве подчиненной формы используется объект (форма, запрос, таблица), связанный с исходным. Поэтому в подчиненном объекте зачастую отражаются не все записи, а только соответствующие определенному значению некоторого поля главной формы.

Поле со списком

Поле со списком – это раскрывающийся список, который можно использовать в форме вместо поля. Поле со списком ограничивает информацию, которую пользователи могут вводить, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Полезное поле со списком для школ с ограниченным количеством действительных ответов. Например, вы можете использовать поля со списком, чтобы при вводе адреса люди вводили только допустимый штат в США или просто выбирали продукты, которые уже существуют в базе данных.

Как создать поле со списком

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн», затем найдите группу «Элементы управления».

2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.

3. Выберите желаемое место для поля со списком. Появится линия, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком. В этом примере он будет помещен между полем «Город» и «Добавить в список рассылки».

4. Появится диалоговое окно мастера Combo Box Wizard. Выберите «Я буду вводить нужные мне значения», затем нажмите «Далее».

5. Введите параметры, которые должны появиться в раскрывающемся списке. Каждый вариант должен находиться в отдельной строке. В этом примере создается поле со списком для поля «Добавить в список рассылки»? в форме, поэтому мы введем все возможные действительные ответы для этой школы. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из заполненного поля со списком: «Нет», «Да» – еженедельно и «Да» – «Особые события и предложения».

6. При необходимости измените размер столбца, чтобы отображался весь текст. Когда вы будете довольны своим объявлением, нажмите Далее.

7. Выберите Сохранить это значение в этом поле, затем щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите поле, которое вы хотите выбрать, из записанного поля со списком. Сделав свой выбор, нажмите Далее.

8. Введите метку или имя, которое появится рядом с полем со списком. Как правило, следует использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.

9. Щелкните Готово. Поле со списком появится в форме. Если вы создали поле со списком для замены текущего поля, вы должны удалить первое поле. В этом примере вы можете заметить, что теперь есть два поля с одинаковым именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому оба нам не нужны. Я удалю тот, без поля со списком.

10. Переключитесь в представление формы, чтобы установить флажок в поле со списком. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что в списке указаны правильные варианты. Поля со списком теперь можно использовать для импорта данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с различными параметрами и не хотите импортировать их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере поля со списком: я хочу получить значения из другого таблица или запрос. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля в таблице.

Некоторые пользователи сообщают, что Access не может работать с формой. Если у вас возникли проблемы с выполнением любого из представлений макета, попробуйте переключиться в представление «Дизайн».

ПримерExample

В приведенном ниже примере показано, как использовать событие NoData отчета, чтобы не допустить открытие отчета при отсутствии данных для отображения.The following example shows how to use the NoData event of a report to prevent the report from opening when there is no data to be displayed.

В приведенном ниже примере показано, как с помощью события Page добавить водяной знак к отчету перед его печатью.The following example shows how to use the Page event to add a watermark to a report before it is printed.

В приведенном ниже примере показано, как задать свойство BackColor элемента управления на основе его значения.The following example shows how to set the BackColor property of a control based on its value.

В приведенном ниже примере показано, как отформатировать отчет, чтобы показать индикаторы хода выполнения.The following example shows how to format a report to show progress bars. В этом примере используется комбинация элементов Rectangle, боксинсиде и боксаутсиде, для создания индикатора выполнения на основе значения авгофратинг.The example uses a pair of rectangle controls, boxInside and boxOutside, to create a progress bar based on the value of AvgOfRating. Индикаторы выполнения отображаются, только когда отчет открывается в режиме предварительного просмотра или печатается.The progress bars are visible only when the report is opened in Print Preview mode or it is printed.

Изменение формы макета

Когда вы создаете форму, Access устраивает компоненты формы в макете по умолчанию, где поля аккуратно укладываются друг на друга, причем точно такая же ширина. Хотя этот макет функционален, вы можете обнаружить, что он не соответствует вашей информации наилучшим образом. Например, в приведенной ниже форме большинство полей почти полностью пусты, потому что хранящиеся там данные не занимают много места.

Форма будет соответствовать данным немного лучше, если мы уменьшим поля и кнопки команд, и если мы поместим некоторые из них рядом. Однако с макетом по умолчанию вы не сможете поместить два поля рядом друг с другом или изменить размер одного поля или кнопки без изменения размера всех них. Это связано с тем, что линии в Access формируют компоненты в строках и столбцах. Когда вы изменяете размер поля, вы действительно изменяете размер столбца, который содержит его.

Чтобы изменить размер и изменить наши поля так, как мы хотим, нам придется изменить макет формы . Например, поскольку макет по умолчанию для нашей формы содержит только два столбца: один для полей, а другой для полей — нам нужно будет создать новый столбец, чтобы поместить два поля рядом.

Мы можем сделать это, используя команду на вкладке «Упорядочить», которая содержит все инструменты, необходимые для настройки макета вашей формы. Если вы когда-либо создавали и изменяли таблицы в Microsoft Word, вы уже знаете, как использовать большинство этих инструментов.

Чтобы изменить размеры компонентов формы:

1. Перейдите к представлению «Макет».
2. Выберите поле или кнопку, которую вы хотите изменить, и наведите указатель мыши на край. Ваш курсор станет двусторонней стрелкой .
3. Нажмите и перетащите край, чтобы изменить размер, и отпустите, когда поле или кнопка имеют нужный размер.
4. Поле или кнопка, а также каждый другой элемент, соответствующий ей, будут изменены.

Чтобы переместить компоненты формы:

1. При необходимости добавьте столбцы или строки, чтобы освободить место для поля или кнопки, которую вы хотите переместить, с помощью команд Insert в группе Rows&Columns. В нашем примере мы хотим переместить поле «Фамилия» справа от поля «Имя», поэтому нам нужно будет создать два новых столбца справа: один для метки поля и один для самого поля. Для этого дважды нажмите кнопку «Вставить правую».
2. Нажмите и перетащите поле или кнопку в новое место. Если вы перемещаете поле, обязательно переместите метку поля.
3. Повторите шаги один и два с любыми другими полями или кнопками, которые вы хотите переместить.

Если вы хотите, чтобы поле занимало больше или меньше места, чем один столбец, вы можете использовать команды «Слияние» и «Сплит». Команда Merge объединяет два или несколько ячеек, в то время как Split команда делит клетку.

Создание форм подчинения

Создадим подчиненные формы на основе двух связанных таблиц (Authors и Books). Воспользуемся для этого мастером форм. Первым делом откроем сам мастер, команда выполнения которого располагается в СУБД Access (создание форм). В Access 2007, например, ее можно найти в выпадающем списке пункта «Другие формы».

Открывшееся окно мастера предложит выбрать таблицу, для которой надо создать формы, а также поля (выбор двойным щелчком), которые пользователь хотел бы видеть. После первой таблицы в том же окне понадобится выбрать другую, которая имеет связь с первой. Мастер самостоятельно обнаружит отношения, а если не сможет это сделать, тогда подчиненные формы он создать просто не в состоянии. В нашем случае подчиненной станет форма, созданная на базе таблицы Books.

На следующем шаге мастер предложит выбрать вид представления данных. Нам надо выбрать «Подчиненные формы», а затем вновь нажать кнопочку «Далее».

Следующий шаг предоставит нам возможность выбрать внешний вид создаваемых форм: ленточный или табличный макет. Нужно сказать, что ленточный богаче по стилям оформления.

На последнем шаге нам понадобится настроить заголовки форм, после чего нажмем «Готово» — сохранятся подчиненные access формы. Создание форм закончено.

Созданную конструкцию можно переключить в режим конструктора или макета. Это нужно будет для того, чтобы отформатировать получившиеся поля или добавить другие элементы управления.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

1.  Для чего предназначены формы?

2.  Что служит основой для построения формы?

3.  Какие способы создания форм вы знаете?

4.  Назовите основные типы автоформ.

5.  Что позволяет делать Мастер форм?

6.  Как вызвать Мастер форм для работы?

7.  Какие действия вы должны выполнить в диалоговом окне
Мастера форм?

8.  Как выбрать поля для перенесения их в готовую форму?
Что определяет их последовательность в форме?

9.  Можно ли в создаваемой форме использовать поля
различных таблиц и запросов?

10.Как удалить поле, ошибочно занесенное в список полей
формы?

11.Как выбрать стиль оформления формы?

12.Как можно расширить область заголовка (данных,
примечания) формы?

13.Как ввести в форму фоновый рисунок?  

14.Что позволяет делать (что открывает) кнопка ?

15.Для чего предназначена кнопка инструментальной
панели?

16.Как ввести в форму логотип фирмы?

17.Как создать заголовок формы?

18.Как изменить размер и тип шрифта отдельных элементов
формы?

19.Как изменить положение и размеры элементов
управления «Поле»?

20.Что позволяют делать маркеры выделенного элемента «Поле»? Что позволяют делать большие черные маркеры?

21.Как выделить отдельный управляющий элемент?

22.Как вызвать на экран окно «Свойства» управляющего элемента?

23.Как создать (выделить) группу элементов формы?

24.Как создать в форме кнопки для управления работой
формы (поиска записей, просмотра отчета  и др.)

25.Как изменить рисунок (надпись) на кнопке управления
работой формы?

26.Для чего предназначена многотабличная форма?

27.Какие действия необходимо выполнить для создания
починенной формы?

28.Можно ли поместить в основную форму несколько
подчиненных таблиц (форм, диаграмм ..)?

29.Если вы находитесь в режиме Конструктора форм, то,
как в этом случае выглядит подчиненная форма?

30.Можно ли редактировать подчиненную форму, находясь в
режиме конструктора главной формы?

31.Может ли подчиненная форма использоваться как
самостоятельный объект базы данных?

32.Для чего предназначен диспетчер кнопочных форм?

33.Какие действия вы должны выполнить для создания кнопочной
формы?

34.Для чего предназначено диалоговое окно «Изменение кнопочной  формы»?     

35.Какие действия необходимо выполнить для создания
нескольких элементов кнопочной формы?

36.Можно ли редактировать внешний вид кнопочной формы?

37.Можно ли сделать так, что бы при открытии базы
данных на экране компьютера появлялась кнопочная форма?

ЗАДАНИЕ 6. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РАБОТА С ФОРМАМИ

Изучив  материалы предыдущих разделов, вы можете
считать, что научились создавать базы данных на основе таблиц, содержащих
информацию о вашей фирме, создавать запросы, позволяющие извлекать
необходимую информацию и на этой основе проводить достаточно сложные
вычисления и разрабатывать отчеты и документы, необходимые для анализа
деятельности предприятия и принятия обоснованных решений.

Однако поработав некоторое время с
таблицами, вы начинаете ощущать некоторые неудобства при вводе и
редактировании данных в таблицах. Записи в таблице можно сравнить с товарами,
стопками лежащими на полках склада: хранить очень удобно, но как быть в том
случае, если вы хотите внимательно рассмотреть какую-либо одну вещь. Все
записи собраны вместе и расположены одна над другой. И, если записей  и полей
достаточно много, то охватить взглядом даже одну из них становиться
невозможно.

MS Access предлагает чрезвычайно удобный способ представления
данных – Формы.

Панель элементов

Работа по созданию несвязанных и вычисляемых элементов в режиме конструктора форм происходит, в основном, при помощи панели элементов. Ее можно вызвать командой меню Вид / Панель элементов (кнопка на панели инструментов Конструктор форм).

Выбрав нужный элемент на панели, следует поместить указатель мыши в нужной области формы (он превратится в значок выбранного элемента) и щелкнуть левой кнопкой.

Перечислим кнопки панели элементов (слева направо и сверху вниз):

Выбор объектов – используется для выделения, изменения размеров, перемещения и редактирования элемента управления, по умолчанию нажата;

Мастера – помогает вветси свойства соответсвующих элементов, по умолчанию включена;

Надпись – используется для создания области текста;

Поле – используется для создания одноименного элемента управления, служащего для вывода теста, чисел, дат, вычисляемых выражений; этот элемент можно связать с одним из полей таблицы или запроса;

Группа переключателей – используется для создания элементов управления (группы переключателей, флажков или выключателей);

Выключатель, Переключатель, Флажок – элементы управления, принимающие значение Да/Нет, которые можно связать с полем базовой таблицы (запроса) и/или использовать для организации диалога с пользователем;

Поле со списком, Список — используются для создания элементов управления, содержащих список потенциальных значений, которые можно внести в строку свойства Источник строк или использовать подстановку из имеющейся таблицы или запроса;

Кнопка – элемент управления, с помощью которого можно активизировать функцию или макрос;

, – средства для вставки в форму рисунка, рамок (связанных и свободных), рисования линий и прямоугольников;

Разрыв страницы, Вкладка – элементы, позволяющие разделить информацию из источника записей на отдельные страницы (вкладки);

Подчиненная форма/отчет – для включения в данную форму информации из дополнительного источника. Как правило, в качестве подчиненной формы используется объект (форма, запрос, таблица), связанный с исходным. Поэтому в подчиненном объекте зачастую отражаются не все записи, а только соответствующие определенному значению некоторого поля главной формы.