Автоответ в outlook

Содержание:

Пример 3

Давайте представим, что ваши коллеги — это ваши друзья! Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде. Просто еще раз проверьте фильтры, чтобы быть уверенным, что это смешное сообщение не попадет в папку «Входящие письма» клиентов. Несколько примеров забавных сообщений на автоответчик, которые вы можете немного изменить и использовать для коллег:

“Спасибо за ваше сообщение, которое зарегистрировано и ждет своей очереди. Вы в настоящее время на триста пятьдесят втором месте, и можете рассчитывать на получение ответа примерно через 19 недель.»

«Спасибо за сообщение. С вашей кредитной карты были сняты 300 руб за первые десять слов и 100 руб за каждое дополнительное слово в вашем сообщении. «

«Меня нет в офисе, так как я прохожу собеседование при приеме на работу и я отвечу вам, если меня не возьмут. Будьте готовы к моему настроению».

Как настроить автоответчик (вне офиса) в Outlook?

Эта статья покажет вам способы настройки автоответчика в Outlook.

Настроить автоматический ответ в Outlook с созданием правила

Вы можете сделать следующее, чтобы создать правило для настройки автоответчика в Outlook.

1. Создайте новое сообщение с темой и телом, которое вы хотите отправить как автоответчик.

2. Нажмите Файл (в Outlook 2007 щелкните значок Офисы кнопка)> Сохранить как.

3. в Сохранить как диалоговое окно, выберите Шаблон Outlook в Сохранить как раскрывающийся список, а затем щелкните скидка кнопку.

4. Закройте сообщение напрямую. Если вы используете Outlook 2010, 2013 и 2016, нажмите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.

В Outlook 2007 щелкните Инструменты > Правила и предупреждения … из меню в окне Outlook. Смотрите скриншот:

5. в Правила и предупреждения диалоговое окно, нажмите Новое правило…

6. в Мастер правил диалоговое окно, выберите Применить правило к полученному мной сообщению в Outlook 2010 и 2013. В Outlook 2007 выберите Начать с пустого правила вариант и Проверяйте сообщения, когда они приходят и нажмите Next кнопку.

7. В следующих Мастер правил диалоговое окно, выберите отправлено только мне в Outlook 2010 и 2013 или выберите где мое имя в Кому поле в Outlook 2007, а затем щелкните Next кнопку.

8. Проверьте ответ с использованием определенного шаблона под Выберите действие (я), и нажмите конкретный шаблон в Отредактируйте описание правила коробка. Смотрите скриншот:

9. в Выберите шаблон ответа диалоговое окно, выберите Шаблоны пользователей в файловой системе в Заглянуть в раскрывающемся списке выберите шаблон, который вы создали ранее, и щелкните значок Откройте кнопка. Когда он вернется к предыдущему Мастер правил диалогового окна, нажмите Next кнопку.

10. В следующем Правила и мастер диалогового окна, нажмите Next кнопку без проверки исключений.

11. Введите имя для правила автоматического ответа в поле Укажите имя для этого правила и нажмите Завершить кнопку.

Если вы хотите использовать это правило для всех учетных записей электронной почты, проверьте Создать это правило для всех учетных записей пунктом.

12. Теперь он возвращается к Правила и предупреждения диалоговое окно, щелкните OK кнопка. Теперь правило автоответчика создано.

Слишком сложно создавать правила для автоматического ответа в Outlook, но вы можете легко сделать это с помощью Kutools для OutlookАвтора Автоответчик функция в следующем разделе.

Легко настроить автоматический ответ в Outlook с помощью Kutools for Outlook

Здесь настоятельно рекомендуется использовать утилиту Auto Reply Manager для Kutools for Outlook, которая поможет вам легко настроить автоматический ответ в Outlook.

1. Откройте Microsoft Outlook, затем щелкните Kutools > Ответить > Автоответчик.

2. в Автоответчик в диалоговом окне, проверьте учетную запись электронной почты, на которую вы хотите автоматически отвечать при получении электронных писем, измените префикс темы автоответчика и содержимое автоответчика по своему усмотрению и, наконец, нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

3. Затем включите это авто Ответить утилита, нажав Kutools > Ответить > Включить автоматический ответ.

С этого момента при получении электронной почты в указанной учетной записи электронной почты отправителю электронной почты будет автоматически отправляться электронное письмо с автоматическим ответом.

  Если вы хотите получить 60-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Легко настроить автоматический ответ в Outlook с помощью Kutools for Outlook

Больше информации… Скачать сейчас…
 

Функция автоответа

На сегодняшний день Outlook является самой востребованной почтовой программой, которая пользуется популярностью среди пользователей Интернета благодаря своей простоте и функциональности. Благодаря этой программе можно свободно общаться и получать рассылки. Среди множества положительных особенностей следует выделить возможность автоответа. Если вы уезжаете на дальние расстояния или на длительный период времени, Microsoft Outlook позволяет воспользоваться функцией автоответа.

В случае отсутствия соединения с Интернетом или возможности получить доступ к почтовому ящику автоответ вышлет отправителю контакты пользователя и сообщение, заранее записанные в специальном шаблоне.

Настройка и работа автоответа

Большинство людей, не только новички, но и продвинутые пользователи Интернета, сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ. Процедура создания автоответа в почтовой программе не составит большого труда и много времени, если все сделать правильно и по инструкции.

Итак, для настройки автоответа в Outlook нужно совершить следующие действия:

Открыть программу Outlook.
Найти и нажать кнопку «Создать сообщение».
Ввести текст сообщения для автоответа

Важно помнить, что именно этот текст будет выслан отправителю.
Найти и нажать кнопку «Файл».
В параметрах «Файл» найти и нажать «Сохранить как». Нужно выбрать формат «Шаблон Outlook» и сохранить сообщение.


Создание шаблона — только первый этап, который позволит понять, как настроить автоответ в Outlook, и упростит работу с почтовой программой.

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

  1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
  2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365:

  • Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл”.
  • Нажмите на кнопку “Автоответы”.
  • Откроется диалоговое окно, где нужно выбрать “Отправлять автоответы”.
  • Если нужно, укажите период (даты включения и отключения функции), в который будет работать автоответчик. Для этого поставьте отметку рядом с “Отправлять только в течение следующего периода”, а затем выставьте нужные даты.
  • Ниже, в разделе “Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями:”, под вкладками “В пределах организации” и “За пределами организации” введите соответствующий (случаю и категории получателей) текст.

Нажмите на “Ок” для завершения операции.

Инструкция для Outlook 2007

Функционал настроек от тех, что есть в более поздних версиях, отличается только в самом начале. Как сделать в Аутлуке 2007 автоответ об отпуске:

  1. Запускаем программу, переходим ко вкладке “Сервис”.
  2. Нажимаем на “Заместитель”.
  3. Повторяем предыдущую инструкцию, начиная с п.2.

Инструкция для обычных учетных записей Microsoft

Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.

Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:

  • Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
  • Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
  • В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
  • Нажмите на “Сохранить”.

Как в Аутлуке поставить автоответ, с помощью создания правила:

  1. Главное окно Outlook → Файл (в Outlook 2007 “Сервис”) → Управление правилами и оповещениями (в Outlook 2007 “Правила и оповещения”) → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → Создать правило → Начать с пустого правила → “Применение правила к полученным мной сообщениям” → “Далее”.
  2. Чтобы автоответчик срабатывал на каждое входящее сообщение: поля Шаг 1 и Шаг 2 не изменяем → Далее → система предложит применить правило ко всем сообщениям → Да.
  3. Окно “Шаг 1. Выберите «Действия”, раздел “Что следует делать с сообщением”. Выберите “Ответить, используя указанный шаблон”.
  4. Окно “Шаг 2. Измените описание правила”. Нажмите на “Указанный шаблон”.
  5. Откроется диалоговое окно “Выберите шаблон ответа”. В поле “Искать в …” нажмите на “Шаблоны в файловой системе”.
  6. Выбрать ранее созданный шаблон → Открыть → Далее.
  7. Присвойте файлу соответствующее имя. Например “Нет на месте”, “Ушел / ушла в отпуск” и т. д. На этом настройка автоответа в Outlook завершена.

По умолчанию система выставляет отметку на “Включить правило”. Т. е. оно начнет действовать сразу после создания. Если вы хотите активировать правило позже, снимите сейчас эту отметку.

А вот как включить готовое правило: Файл → Управление файлами и оповещениями → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → ОК.

Как сделать автоответ в Outlook: активация и деактивация в версиях 2007, 2010, 2013, 2016

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

Прописываем текст сообщения

Нажимаем кнопку «Сохранить как»

Выбираем формат «Шаблон Outlook»

Нажимаем кнопку «Сохранить»

Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

Нажимаем кнопку «Новое»

Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

Выбираем, когда будет действовать автоответчик

Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

Указываем путь до заранее созданного шаблона

Проверяем правильность настроек

Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

  1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

Кликаем по кнопке «Сохранить как»

Ставим формат «Шаблон Outlook»

Разворачиваем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Правила и оповещения»

Кликаем по кнопке «Новое правило»

Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

Нажимаем кнопку «Обзор»

Проверяем выставленные параметры

Кликаем по кнопке «Готово»

Активация заместителя без аккаунта Exchange

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Откройте меню «Файл».

Разворачиваем меню «Файл»

Выбираем пункт «Сведения»

Нажимаем кнопку «Автоответы»

Настраиваем параметры автоответов

Вводим текст для сообщения

Outlook 2007

  1. Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

Выбираем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Заместитель»

Выбираем настройки заместителя

Вводим текст для автоответа

Отключение автоответчика

Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

  1. Разверните вкладку «Файл».

Выбираем раздел «Файл»

Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

Без аккаунта Exchange

  1. Откройте меню «Файл».

Раскрываем меню «Файл»

Выбираем подраздел «Сведения»

Используем кнопку «Автоответы»

Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

Gmail.com

Прежде чем реализовать функцию автоматического ответа, необходимо настроить отображаемое сообщение:

  1. Перейти на страницу https://mail.google.com/mail, затем щелкнуть по значку шестеренки и выбрать «Все настройки».
  2. В разделе «Расширенные» включить шаблоны. Обязательно нажать «Сохранить изменения» внизу страницы.
  3. Создать новое письмо, щелкнув по кнопке «Написать» в верхнем левом углу и напечатав сообщение, которое станет в дальнейшем автоответом. Затем необходимо нажать на три точки в текущем окне, чтобы открыть параметры. Выбрать «Шаблоны» — «Сохранить черновик как шаблон» — «Сохранить как новый шаблон».
  4. Появится окно, в котором можно дать название своему шаблонному ответу и сохранить его.

Теперь, когда сообщение было сохранен как шаблонный ответ, и нужно использовать его в качестве автоуведомления на определенные письма:

  1. Снова нажать на значок шестеренки и еще раз выбрать «Все настройки».
  2. Перейти в раздел «Фильтры и заблокированные адреса». Создать новый фильтр.
  3. В следующем всплывающем окне выбрать, какие правила необходимо применить для фильтра. Можно включить определенные адреса «От», добавить тему или сообщения, которые содержат (или не содержат) конкретные слова. По окончании нажать «Создать фильтр».
  4. На следующем экране установить флажок на пункте «Отправить шаблон» и выбрать из списка ответ, который был создан.
  5. Нажать «Создать фильтр», и все готово.

Старые емейлы не получат шаблонный ответ, но в будущем любое новое письмо, которое соответствует установленным критериям, получит автоответ.

Есть еще вариант настройки автоматических ответов абсолютно для всех писем и без создания отдельных шаблонов:

  1. Открыть раздел со всеми настройками почты. На вкладке «Общие» прокрутить страницу в самый низ.
  2. Включить автоответчик.
  3. Ниже в специальную форму вписать текст, добавить тему, указать дату начала и окончания отправки автосообщений. Указать, отвечать только адресатам из списка контактов или нет.
  4. Не забыть сохранить изменения.

С этого момента адресаты из списка контактов или все пользователи в течение установленного периода будут получать автоматический ответ с определенным текстом.

Предостережения

Вот так работает «Айфон 4». Как прошить его, вы уже поняли. Теперь поговорим о некоторых предостережениях. Первое адресовано владельцам неоригинальных устройств. Если вы ищете, как прошить китайский «Айфон 4», то вы ошиблись адресом. Чаще всего поддельные смартфоны (в частности, копии iPhone 4) работают на операционной системе Android (а в отдельных случаях – вообще без таковой). Соответственно, вся процедура, описанная в этой статье, к ним неприменима. Скорее всего, разработчики, выпускавшие копию, не позаботились о том, как делать обновления, поэтому владельцам таких телефонов не повезло.

Еще одна замечание следует сделать тем, кто ищет, как перепрошить «Айфон 4s», который был «разлочен» (или «джейлбрейкнут»). Если ваш телефон был разблокирован из-под какого-либо оператора (например, AT&T, Verizon или Sprint), то, проводя обновление его операционной системы, вы, скорее всего, этот «джейлбрейк» потеряете. Чтобы сбросить все настройки телефона до заводских, вы можете использовать специальные программы, например, SemiRestore. Однако к процедурам, описанным здесь, вам прибегать не стоит.

По этому поводу существует множество различных инструкций и руководств. В них описано, что работа с такими программами, как правило, достаточно проста – нужно соединить устройство с компьютером, запустить на нем такой софт и дождаться, пока пройдет удаление всей информации. По завершении вы также получите чистый iPhone 4, правда, «джейлбрейк» на нем должен остаться – и это главное.

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

  • Приветствие
  • Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
  • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
  • Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта:”.

С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.” Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Установите Outlook сообщение об отсутствии на работе

Настройка сообщения об отсутствии на работе немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Outlook 2016 или более раннюю версию или Outlook в Office 365. Я рассмотрю оба варианта.

Outlook 2016 и ранее

Есть довольно много шагов в этом процессе, но это довольно просто сделать.

  1. Создайте новое электронное письмо и напишите свой ответ об отсутствии на работе. Включите в теме сообщения об отсутствии на работе, но оставьте место назначения пустым.
  2. Выберите Файл и Сохранить как.
  3. Сохранить как шаблон Outlook, где написано Сохранить как тип.
  4. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите учетную запись, к которой вы хотите применить сообщение.
  5. Выберите Новое правило.
  6. Выберите «Применить правило» к полученным сообщениям и нажмите «Далее».
  7. Выберите «Где мое имя» в поле «Кому», нажмите «Далее» и подтвердите всплывающее окно.
  8. Выберите ответ с использованием определенного шаблона и нажмите текстовую ссылку в нижней панели.
  9. Выберите шаблон, который вы сделали ранее, и выберите Открыть. Нажмите кнопку “Далее.
  10. Выберите, если это автоматический ответ, чтобы не отправлять автоматические ответы на автоматические ответы. Нажмите кнопку “Далее.
  11. Дайте правилу осмысленное имя и убедитесь, что параметр Включить это правило отмечен.
  12. Выберите Готово, а затем ОК.

Это создаст автоматический ответ об отсутствии на работе и сделает его активным. Хотя в этом процессе указывается учетная запись, которая будет активна, вы также можете установить ее активную для всех учетных записей электронной почты. Когда вы включаете правило на шаге 11, внизу у вас есть возможность выбрать правило, которое будет активным для всех учетных записей. Включите это, если вам нужно, и сохраните.

Отключить Outlook сообщение об отсутствии на работе

Когда вы вернетесь из отпуска или что-то еще, вам нужно помнить, чтобы отключить автоответчик.

  1. Выберите Файл в Outlook.
  2. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите «Правила электронной почты».
  3. Выберите учетную запись и снимите флажок рядом с правилом автоответа.
  4. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы официально вернулись к работе!

Настройка сообщения об отсутствии на работе в Office 365

Учетные записи Office 365 используют Exchange, где учетная запись Outlook использует POP, IMAP или Exchange. Процесс в основном такой же, но отличается достаточно, чтобы оправдать свое собственное прохождение.

  1. Выберите Файл и Автоматические ответы в Outlook.
  2. Выберите Отправить автоматические ответы.
  3. Установите график, если хотите. Это полезно для забывчивых типов, таких как я, которые оставляют свои автоответчики активными, даже когда возвращаются.
  4. Убедитесь, что вкладка «Внутри моей организации» активна, и добавьте свое сообщение.
  5. Выберите «За пределами моей организации» и добавьте туда соответствующее сообщение. В зависимости от того, кто отправляет вам электронные письма из внешнего мира, вам может понадобиться проверять «Мои контакты», только в противном случае электронные письма будут отправляться всем, включая информационные бюллетени, уведомления и даже спам.
  6. Выберите OK после завершения, чтобы активировать.

Процесс несколько короче, чем в Outlook 2016, но конечный результат тот же. Возможность установки шкалы времени очень удобна, и, как пользователь Outlook 2016, я надеюсь, что эта функция скоро перейдет на эту версию.

Отключите сообщение об отсутствии на работе в Office 365

Если вы не хотите использовать таймер, приходите пораньше или вам нужно отменить сообщение об отсутствии на работе, вы можете это сделать.

  1. Откройте Outlook и выберите Файл.
  2. Выберите «Автоматические ответы» и выделите правило отсутствия на работе.
  3. Выберите Не отправлять автоматические ответы.

Это остановит отправку сообщений Exchange немедленно, поэтому убедитесь, что вы готовы ответить, как только отключите его.

Теперь вы знаете, как настроить Outlook на сообщение об отсутствии на работе, нет никаких оснований не отвлекаться от работы. Удачи с этим!

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.

    Переход к мастеру создания сообщений

  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.

    Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону

  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».

    Сохраняем созданный файл

  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».

    Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».

    Выбираем пункт «Автоответы»

  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».

    Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector